Elektronische Formulare erstellen

 

Um Ihnen auf dem Weg der Digitalisierung Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Prozesse weitere Bausteine an die Hand zu geben, haben wir ein neues Modul entwickelt mit dem Sie Ihre Formulare elektronisch nach Ihren Anforderungen abbilden können.

 

Die einzelnen Schritte sind hier:

·       Sie benötigen hierzu das Modul Formulare (über Support freischalten lassen)

·       Formular erstellen  - Eingabefeldern für die App anlegen/festlegen (über die Webseite)

·       App synchronisiere und Felder testen/ggf. anpassen

·       Vorhandenes Formulardesign nutzen

·       Eigenes Formulardesign mit Firmenlogo erstellen

 

Formulare erstellen

 

Beispielsweise kann ein Arbeitsnachweis für eine Sonderreinigung, der bis dato per Zettel und Unterschrift gehandhabt wurde nun in KleanApp elektronisch abgebildet werden. Über unsere Weboberfläche erstellen Sie die einzelnen Formularfelder und über die App kann das Formular dann aufgerufen, ausgefüllt, unterschrieben und gespeichert werden. Ebenso können Fotos als Nachweis integriert werden.

 

Die erstellten Formulare können Sie in unser Ticketsystem oder als Auswahl beim Objekt einbinden.

Nach dem speichern und synchronisieren der App sind die Daten sofort über die Webseite abrufbar und die Daten/Informationen können von weiteren Stellen z.B. Innendienst/Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

 

Elektronische Formulare können Sie einsetzen für:

·       Auftragsbestätigung

·       Objektaudits

·       Arbeitsnachweis

·       Zusatzfragen Qualitätskontrolle (Einhaltung QM/UM Richtlinie, Zufriedenheit, Mitarbeiter)

·       Kontrolle Putzkammer, Reinigungswagen, Mitarbeiter

Zum erstellen der Formulare gehen Sie auf Stammdaten -> Formularvorlagen

 

Feld	Erläuterung
Name:	Vergeben Sie einen Namen für das Formular
Aktiv	Ja = Formular wird in der App angezeigt Nein = Formular wird nicht in der App angezeigt. Z.B. weil Sie noch in der Entwicklungsphase sind.
Nur mit Objekt anlegen	Ja = Sie wählen in der App erst das Objekt und anschließensd das Formular aus. (Objektaudit; Materialbestellung für ein Objekt) Nein = Das Formular ist objektunabhängig, z.B. Urlaubsantrag des Mitarbeiters
Photos	Ja = es können im Formular Photos aufgenommen werden Nein = keine Photofunktion im Formular
E-Mail Versand manuell	Das ausgefüllte Formular kann an jede beliebige E-Mail weitergeleitet werden. Ja = Abnahmeschein (Kunde bekommt Kopie) Nein = internes Objektaudit
E-Mail Versand an Objektleiter	Der Objektleiter bekommt dieses Formular nach dem speichern immer automatisch per E-Mail (Z.B. Materialbestellungen)
Automatischer E-Mail Empfänger	Weitere E-Mail Adressen an die das Formular immer automatisch verschickt werden soll.
Einbindung Ticketsystem	Das Formular kann auch über das KleanApp Ticketsystem aufgerufen werden. Z.B. Abnahmeschein mit Kundenunterschrift

Wenn Sie den ersten Teil des Formulars fertiggestellt haben kommen Sie nun zu den Eingabefeldern.

 

 

Formular einer Objektgruppe zuordnen:

Sie können jetzt auch Formulare nur für eine Objektgruppe zulassen. Hier wählen Sie einfach die gewünschte Objektgruppe aus. Dies kann erforderlich sein, wenn z.B. eine Bankengruppe spezielle Dokumente hat, die in anderen Objekten keine Anwendung finden sollen.

 

Wenn dieses Feld leer ist, wird das Formular in allen Objekten angezeigt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19.2 Formulare in Ihrem Design erstellen

 

 

Sie können mit dem Formulardesigner (Berichtsdesigner) das Layout der pdf Dokumente selber bestimmen.  Hierzu gehen Sie auf Stammdaten -> Formulare -> Berichtsdesigner.

Es öffnet sich folgende Vorlage:

Auf der Linken Seite finden Sie zahlreiche Symbole zum einfügen von Elementen wie Textfelder, Grafiken oder Bilder. Auf der rechten Seite finden Sie Allgemeine Einstellungen der Eigenschaften (z.b. Schriftart, Schriftgröße), Formeln, und Datenbankfelder. Unser Formular Objektaudit besteht auch Textfelder, Bildern, Unterschrift und Datenbankfeldern.

 

 

 

Textfeld einfügen

Zum einfügen eines Textfeldes einfach mit der Maus auf das Textfeldsymbol (A) gehen (rechte Maustaste gedrückt halten) und dieses Feld an die gewünschte Position ziehen. Dann den Text z.b. Label1 überschreiben. Hier mit Objektaudit. Auf der rechten Seite finden Sie Einstellungen, hier kann unter Erscheinungsbild -> Schriftart die Schriftgröße und Art angepasst werden.  

Sie können mit der Maus oder nach dem anklicken das Textfeld an eine beliebige Position schieben.

Unser Formular Objektaudit besteht auch Textfelder, Bildern, Unterschrift und Datenbankfeldern.

 

In der Grafik sind die Textfelder rot und Datenbankfelder (z.B: ?ObjektName) schwarz dargestellt.

Datenbankfelder einfügen

Gehen Sie auf der rechten Seiten auf das Symbol Datenbankfelder. Jetzt erscheint eine Liste mit den Parametern = Feldern die bereits in KleanApp vorhanden sind oder die Sie vorher festgelegt haben. Wenn im Formular der Objekt Name automatisch hinzugefügt werden soll, je nachdem welches Objekt Sie ausgewählt haben, ziehen Sie das Datenbankfeld „ObjektName“ aus der Liste der Parameter an die gewünschte Position.

Beispiel:

Anzeige Formular erstellen:

Anzeige App:

Anzeige Formulardesigner:

Ergebnis Formulardesigner:

 

Bild oder Logo einfügen

Sie können das Formular mit Bilder z.b. Ihr Firmanelogo ergänzen.

Dazu ziehen Sie das Bild Feld in das Formular:

Anschließend wählen Sie die Bild-Quelle aus, z.B. Datei auf Ihrem PC.

Bei Größe geben Sie bitte Pressen an, damit das Bild an die Feldgröße angepasst wird.

 

Unterschriftsfeld einfügen

Wenn Sie in Ihrem Formular ein Eingabefeld für die Unterschrift definiert haben

können Sie dies wir folgt darstellen:

Zuerst zeihen Sie ein Bild Feld an die gewünschte Stelle im Formular:

Bei Größe geben Sie bitte Pressen an, damit das Bild an die Feldgröße angepasst wird.

 

 

Dann wählen Sie rechts im Menü bei Parameter das Feld „Feld_UnterschriftKunde“ aus und ziehen es mit der Maus in das Bild Feld.